「文档管理规范」高级PM如何规范化的管理产品文档

文档管理规范

总结了自己这几年管理各种产品文档的经验，分享给大家。主要分为三大部分，本地文档如何管理，然后怎么管理同一版本的PRD，以及如何共享PRD给同事。

一、本地文档如何管理

项目通过文件夹管理

经受过的项目比较多，我按照“开始月份~结束月份+项目名称”的方式来命名，方便后续回顾。

按照职能设子目录

比如我们是PM，那主要资料应该是需求文档，其次经常被传达的可能是用户需求、可能需要了解学习的技术资料、每个人都需要了解的公司资料。

产品文档按照平台不同设子目录

这一步可能不是必须的，比如前端PM就可能跳过这一步。

产品文档按照版本号设子目录

文件夹命名格式为“版本号+核心模块名称”，比如客户端的详情如下。

每个版本使用迭代记录

记录该版本的所有内容，首先是PRD、其次是视觉稿、交互稿、以及相关技术资料。

我的产出物是PRD，是用Axure画出原型，然后带交互和逻辑，含流程图。源文件就是rp文件，如上所述。

需要注意的是，对于涉及到前后端的版本，我一般放在客户端文件夹中。

分支版本请命名规范

有时候一个大版本除了主线版本之外，还有分支版本，此时我会单独起一个新rp文件。

分支版本往往是某个模块，命名规则为“版本号+模块名称+期数”，这样命名的好处是可以搜索出该功能的所有版本，方便回顾复盘。

同一版本PRD在内部使用表格记录变化

在axure中单独起个页面，用表格记录每次的修改记录。同时会批量发布到git。

二、同一版本如何管理

原则是前后版本使用不同目录，同一版本使用SVN提交。

生成原型到git的本地目录

让技术童鞋给你们分配一个git目录，然后安装smartgit，将生成后的axure原型文件夹放到该目录下。

提交的时候写上更新日志

每次更新原型请写更新日志，然后批量将更新日志和文件夹更新到git服务器。

查看并回滚该PRD到任一历史版本

最终生成了每一个文件夹的迭代记录，可在gitlab官网查看，并回滚到历史版本，方便团队复盘使用。

查看所有提交记录

三、共享PRD给相关人员

共享网址给项目组成员

问负责搭建git的同事提供在线网址，然后将它给到对应的项目组成员即可。

更新原型到该目录

以后每次用axure修改之后，先添加修改记录，然后生成原型到该目录，然后再提交日志即可。

最后说点额外的话

本地文件请尽量使用Dropbox、坚果云、svn、git等云同步软件做备份。

虽然我主用axure，但其实justmind、mockplus这种客户端软件也是支持本文的管理方法。

另外命名规范了是为了方便后续搜索，当然你也可以按照目录查找资料。